Tanzania nyhedsmail 1 : Januar 2024

Kære Tanzania deltager - og dine forældre

Denne mail er meget vigtig – så læs det hele !

Der er nu 6 måneder til vi skal afsted, og dette er den første informations mail, som du frem til maj, modtager en gang om måneden. Fra juni vil der være en ugentlig informationsmail.

Denne mail koncentrer sig om rejsedokumenter og vaccinationer.

Da vi kommer til at behandle særlig følsomme personoplysninger, kan du læse vores GDPR politik her: www.fdfonline.dk/gdpr

I forbindelse med rejsedokumentationer, udstedes en særlig fortrolighedserklæring i forbindelse med netop denne rejse.

Princip kan ses i bunden af: www.FDFonline.dk/tanzania (som -.pdf fil), og er gældende fra det øjeblik dokumenterne overdrages til FDF F5 Mariendal

 

Basisdata:

Vi henter rejsedata til flyselskab og myndigheder fra den personlige profil på FDFonline.

Det betyder, at du skal være 100% sikker på, at dit navn er skrevet PRÆCIS som det står i det pas du skal rejse med.

Log ind på FDFonline, og tryk på ”Stamoplysninger” under ”Mit overblik”

Fornavn, evt. mellemnavn og efternavn, skal så i hver sit felt, og danne det fulde navn, der står i passet.

 

Prioritet 1 : Pas på deltager og forældre + attester

Vi skal udarbejde et "Child Travel Permission Letter". Denne ”Rejse deklaration” er VIGTIG, da det er den ENESTE måde vi som forening, kan dokumentere af vi må rejse med personer under 18 år, der ikke er ledsaget af BEGGE biologiske forældre.

 

Vi skal før onsdag 7. februar kl. 21:00 have følgende:

•    Scanningskopi i PDF format af deltager passets billedside på hvidt A4 papir midt på papiret og i original størrelse. Passet SKAL være gyldigt 6 måneder efter hjemkomst, så har dit pas SKAL have udløb efter den 20. januar 2025.

•    Scanningskopi i PDF format af deltagerens dåbs- navne- eller adoptionsattest på hvidt A4 papir midt på papiret og i original størrelse

•    Scanningskopi i PDF format af de/(det) forældre/værge pas (passets billedside), som er optegnet på dåbs- eller navneattest eller adoptions dokument på hvidt A4 papir midt på papiret og i original størrelse

•    Scanningskopi i PDF af samtlige dokumenter som dokumenterer afvigelser i ovenstående på hvidt A4 papir midt på papiret og i original størrelse .

(Fremgår begge forældre på dåbs- navneattest eller adoptions dokument og er forældremyndigheden efterfølgende tildelt den ene forældre, skal dette dokumenteres ved erklæring/dokument fra statsforvaltningen.)

(Ledere skal kun fremsende pas dokumentation jf. ovenstående)

 

Der er 2 muligheder for at aflevere dokumenterne:

"Gør det selv løsning": Alle ovenstående dokumenter - i KORREKT A4 papirstørrelse, original dokumentstørrelse og PDF format - vedhæftes en mail, som EN samlet PDF fil med filnavn: Fornavn "mellemrum" efternavn og sendes til dokument@FDFonline.dk

I Emnefeltet skrives: Fornavn og efternavn på deltageren - og INTET andet

Billedfiler og alle mulige andre løsninger modtages IKKE.

 

Hvorfor er det vigtigt at gøre PRÆCIS som der står i vejledningen:

Eksempel 1: Scanningskopi i PDF format af deltager passets billedside på hvidt A4 papir midt på papiret og i original størrelse.

Så skal man ikke tage et foto af passet eller tilpasse størrelsen på passet. Hvorfor: Fordi at ved en kontrol skal vores dokumentation være identisk. Vi vil ikke risikere at børn bliver udtaget til speciel kontrol eller tilbageholdt, som følge af ”afvigende” dokumentation.

Scanner = scanner i A4 og ikke en mobil app. A4 er 29,7 x 21 cm. og intet andet

 

Eksempel 2: Alle ovenstående dokumenter - i KORREKT A4 papirstørrelse, original dokumentstørrelse og PDF format - vedhæftes en mail, som EN samlet PDF fil med filnavn: Fornavn "mellemrum" efternavn.

Så skal man ikke vedhæfte 4 dokumenter. Hvorfor: Fordi det er et kæmpe arbejde at arrangere en tur som denne, og hvis der skal håndteres og kontrolleres 300 dokumenter i stedet for 80, er chancen for fejl betydelig større, ligesom det er unødigt arbejde.

 

"Vi hjælper dig løsning": Er du usikker på ovenstående, medtager du alle ovenstående ORGINALE dokumenter en onsdag i januar mellem kl. 18:00 og 20:00, og henvender dig på kontoret i FDF Huset på Mariendalsvej 17.

Her scanner vi dokumenterne i rigtig rækkefølge og format. Husk at alle 3 pas skal med samtidig. Vi kan ikke hjælpe hvis far kommer en onsdag og mor en anden onsdag. Dokumenterne SKAL være samlet.

 

Sidste frist er onsdag den 7. februar kl. 21:00

Man har således en måned til at få dokumenterne på plads, og der ydes ikke udsættelse.

Specielle tilfælde: Er der noget du er tvivl om i forhold til ovenstående, så kontakt ulrik@Friis.biz. Jeg kan og vil løse alt, hvis man er i god tid, hvilket betyder at jeg ikke kan (og vil) gøre noget den 7/2.

 

På baggrund af de modtagne oplysninger, udarbejder vi:

En fortrolighedserklæring – som skal beholdes

En deltager erklæring – som skal underskrives af forældremyndighedsindehaver(e)

Et Child Travel Permission Letter – som skal underskrives af forældremyndighedsindehaver(e)

 

Her vil der være tale om "rigtige papirdokumenter", som skal hentes og afleveres i underskrevet stand på kontoret i FDF Huset.

(Kan også sendes i særlige tilfælde)

Nærmere information om dette følger i info-mailen i februar/marts.

 

Prioritet 2 : Vaccinationer

Vi skal have dokumentation for de vaccinationer vi kræver for at deltage i Tanzaniaturen:

Vi følger Statens Serum Instituts (SSI) anbefalinger for rejser til Tanzania, som er bekræftet af rejsebureauet.

Ved tvivlsspørgsmål bedes man kontakte egen læge.

(Ledere skal have samme vaccinationer, men ikke fremsende dokumentation)

 

Hepatitis A

Gyldig stivkrampe og difteri

Gul feber

 

Malaria tabletter

Skal ikke dokumenters. Type mv. skal noteres på den personlige side. Information om hvordan det skal gøres, oplyses i info-mailen i april/maj.

 

Vi skal før onsdag 27. maj kl. 21:00 have følgende

•    Scanningskopi i PDF format af dokumentation for gyldig Hepatitis A, stivkrampe og difteri samt Gul feber, på hvidt A4 papir midt på papiret og i original størrelse.

Dokumentationen kan være vaccinationskort og/eller udskrift fra sundhed.dk - dit navn og CPR-nummer skal fremgå at den enkelte vaccinationsdokumentation.

 

Der er 2 muligheder for at aflevere dokumenterne:

"Gør det selv løsning": Alle ovenstående dokumenter - i KORREKT A4 papirstørrelse, original dokumentstørrelse og PDF format - vedhæftes en mail, som EN samlet PDF fil med filnavn: Fornavn "mellemrum" efternavn og sendes til vaccination@FDFonline.dk

I Emnefeltet skrives: Fornavn og efternavn på deltageren - og INTET andet

Billedfiler og alle mulige andre løsninger modtages IKKE.

 

"Vi hjælper dig løsning": Er du usikker på ovenstående, medtager du alle ovenstående ORIGINALE dokumenter en onsdag mellem kl. 18:00 og 20:00, og henvender dig på kontoret i FDF Huset på Mariendalsvej 17.

Her scanner vi dokumenterne i rigtig rækkefølge og format. Husk at alle dokumenter skal med samtidig.

Sidste frist er onsdag den 22. maj kl. 21:00

Man har således over 4 måned til at få vaccinationerne og dokumenterne på plads, og der ydes ikke udsættelse.

 

Når du sender mail til dokument@FDFonline.dk og vaccination@FDFonline.dk modtager du et autosvar om at vi har modtaget din mail. Det er ikke en kvittering på, at det du har fremsendt, er korrekt!

Ca. en gang om ugen gennemgår jeg modtagne dokumenter på de to mailadresser. Er alt i orden, vil du på FDFonline (når du er logget ind) under "Mit Overblik" kunne se at du er tilmeldt "rejsedokumenter modtaget" og Vaccinationsdokumenter modtaget", når alt er OK. Er der fejl, skriver jeg til dig.

 

Diæter/allergier:

Vi har mulighed for at tage specielle hensyn hvis der er specielle fødevarer du ikke kan tåle. Vi tager ikke hensyn til almindelig kræsenhed og fravalg af fødevare af religiøse, politiske eller idealistiske grunde. Det betyder at vi kan kræve et hensyn lægeligt dokumenteret! Det skal angives med præcise informationer under bemærkninger på brugerprofilen senest den 3. april 2024

Teksten bedes skrevet på engelsk.

 

Visum:

I info-mailen i marts/april følger information om hvordan man skal søge e-visa.

Da det SKAL gøres med specifikke data, skal man IKKE gøre noget før den præcise vejledning er lavet.

 

Turens informationer finder du på FDFonline.dk/tanzania